DRIE PRAKTIJKVOORBEELDEN:

• 1: DOCUMENTSTRATEGIE ONDERSTEUNT HOGESCHOOL

  
  

  Een hogeschool biedt professioneel hoger onderwijs en praktijkgericht onderzoek. Met een breed aanbod aan opleidingen worden hoogwaardige professionals opgeleid.

  
  

  Daarnaast werkt de hogeschool aan nieuwe oplossingen en innovaties voor de beroepspraktijk en de maatschappij. Samen met bedrijven en instellingen ontwikkelt ze toepasbare, praktijkgerichte kennis.

  
  

  Om die activiteiten volgens de geldende wet- en regelgeving te kunnen doen, is de behoefte aan informatiebeheer sterk gegroeid. In die behoefte moet centraal gecoördineerd en gecontroleerd voorzien worden. 

  
  

  De Vereniging HBO Scholen heeft een Selectielijst opgesteld waarin een belangrijk deel van de betrokken documenten zijn beschreven en bewaartermijnen zijn vastgesteld. Aan de hand van die lijst kan archiefmateriaal voor vernietiging worden voorgedragen. Dat voorkomt het onnodig lang opslaan van bestanden.

  
  

  De invoering van die selectielijst en de introductie van passend archiefbeheer is een schoolvoorbeeld van de ondersteuning die DocumentStrategie kan bieden.

  
  

• 2: DOCUMENTSTRATEGIE ORGANISEERT EN VULT IN VOOR ZUIVELORGANISATIE

  
  

  Een zuivelorganisatie is sterk gegroeid en is bezig zijn installaties te optimaliseren en modificeren. Die activiteiten leveren veel essentiële technische documentatie op. Dit zijn tekeningen, stuklijsten, handboeken, specificaties, certificaten, enzovoort. Met goede wijzigingsinstructies blijven die documenten op orde.

  
  

  Die documenten zijn nodig bij de bouw of het modificeren van de installaties. Maar die documenten zijn vooral in de jaren daarna nodig om storingen te kunnen verhelpen en onderhoud te kunnen plegen. Preventief onderhoud valt redelijk goed te plannen. Bij curatief onderhoud en het oplossen van storingen ligt dat anders. Dat komt altijd onverwacht en ongewenst. Om efficiënt te kunnen handelen moet de onderliggende documentatie betrouwbaar en snel beschikbaar zijn op de werkplek.

  Immers, snelle beschikbaarheid verkort de stilstand van productiemiddelen en betaalt zichzelf zo altijd terug!
  

  
  

  Het organiseren van technisch documentbeheer met sterke oplossingen voor in- en output is broodnodig. Het praktisch en efficiënt invullen van dergelijke processen is de kracht van DocumentStrategie.

• 3: DOCUMENTSTRATEGIE 

  ADVISEERT PROJECTENBUREAU

  
  

  Een projectenbureau bereidt projecten voor, ontwerpt gebouwen, installaties en processen, levert projectleiders, en voert projecten uit. Gedurende de ontwikkeling worden documenten opgesteld. Die worden tijdens het project gebruikt en waar nodig aangepast. Aan het eind van elk project wordt documentatie opgeleverd aan de klant. Dát blijkt vaak een lastige klus.

  
  

  Lastig, omdat er onderweg vele versies van dezelfde documenten in omloop zijn gekomen: uitgaven die wel of niet officieel zijn geworden. Op al die documenten moet gedurende de gehele looptijd beheer gevoerd worden. De geldigheid van de versie is dus een heikel punt...

  
  

  De hoeveelheid informatie die tot een project behoort kan behoorlijk oplopen. De duur van het project heeft invloed op het beheer. De validiteit van elk document is aantoonbaar door status en versie. De compleetheid en betrouwbaarheid van het totale pakket aan documenten bepaald mede de kwaliteit van het project. Alle thema’s samen die van het bureau. Onderwerpen die al gauw vragen om hulpmiddelen en vooral om een goede aanpak.

  
  

  Een uitdagende situatie die vraagt om goede strategie in documentbeheer. DocumentStrategie kan helpen die oplossingen te vinden.